「段取り八分、仕事二分」という言葉があるように、仕事の成否は準備の段階でほぼ決まります。特に、複数部署が関わる案件や条件の複雑なプロジェクト、短納期で失敗が許されない仕事では、段取りの質が結果に大きく影響します。しかし、日々の業務に追われる中で、計画をじっくり立てる時間を確保できず、経験が浅い社員ほど「どこから手をつけていいかわからない」と悩むことも少なくありません。
仕事の効率を上げ、トラブルを未然に防ぐためには、「事前準備の精度を上げること」が不可欠です。質の高いマネージメントを実現するには、ただ計画を立てるだけではなく、必要なリソースを整理し、関係者との連携をスムーズに進める仕組みを作ることが重要になります。
本記事では、「段取り八分」を実践するために必要な考え方や具体的な方法を紹介します。どのように準備を進めれば、複雑な業務をスムーズに進め、確実に成果を上げられるのか？ 共創ソリューションズがどのようにサポートできるのか？ ぜひ、最後までご覧ください。
１．なぜ「段取り」が仕事の成功を左右するのか？
「段取り八分、仕事二分」という言葉があるように、仕事の大部分は準備段階で決まります。特に、現代のビジネス環境では、プロジェクトの複雑化や短納期化が進み、準備不足が致命的なミスにつながるケースが増えています。段取りがしっかりできていれば、作業はスムーズに進み、トラブルを未然に防ぐことができますが、逆に準備が不十分な場合、手戻りやミスが発生し、結果的に業務効率を大きく損なうことになります。
では、なぜ段取りが重要なのか？ここでは、段取り不足が引き起こすリスクや、段取りの質が高い企業がどのように成功しているのかを考えてみます。
① 段取り不足が引き起こす３つのリスク
１）納期遅延やスケジュールの混乱：計画を立てずに作業を進めると、タスクの優先順位が不明確になり、対応が後手に回ります。これにより、予定していたスケジュールに間に合わず、クライアントや他部署との調整に追われ、最終的に納期遅延につながるケースが多くなります。
２）コストの増大と生産性の低下：事前にしっかりと計画を立てずに仕事を進めると、必要なリソースが適切に準備されておらず、追加のコストが発生します。また、トラブルが発生した際に対応する時間が増え、生産性が大きく下がることもあります。
３）ミスやトラブルの発生：複数の部署や関係者が関わる業務では、段取り不足によって情報共有が不十分になり、認識のズレや手順の抜け漏れが発生しやすくなります。これが品質トラブルやクレームにつながり、信頼を損なう原因となるのです。
② 段取りの良い企業が成功する理由
一方で、優れたマネージメントを行う企業は、段取りの重要性を理解し、次のようなポイントを徹底しています。
・目的・ゴールを明確にする：プロジェクトの目標を関係者全員と共有し、進むべき方向性を揃える。
・計画段階でリスクを洗い出す：どこに課題がありそうかを事前に想定し、トラブルを未然に防ぐ対策を講じる。
・役割分担を明確にする：誰が何を担当するのかをはっきりさせ、責任の所在を明確にする。
・進捗管理を徹底する：途中で状況を確認し、計画通りに進んでいるかをチェックする仕組みを作る。
このように、段取りの精度を高めることで、無駄な手戻りを減らし、効率的に成果を上げることができるのです。
③ 中小企業こそ「計画力」と「準備力」が必要な理由
大企業に比べてリソースが限られている中小企業では、いかに無駄なく業務を進めるかが成長のカギを握ります。そのためには、「場当たり的な対応」ではなく、「計画的な仕事の進め方」を徹底することが不可欠です。
しかし、実際には次のような課題を抱える企業も少なくありません。
・日々の業務に追われ、計画を立てる時間が確保できない。
・段取りの重要性は理解しているが、具体的な方法がわからない。
・経験が浅い社員には、効果的な計画の立て方を教えられていない。
これらの課題を解決するには、段取りの基本を理解し、社内で段取り力を高める取り組みを行うことが必要です。
④ まとめ
仕事の成果を左右する「段取り力」は、単なる準備ではなく、企業の生産性や競争力を高めるための重要なスキルです。
・段取り不足は、納期遅延・コスト増・トラブルの原因になる。
・優れた企業は、計画の精度を高めることで業務効率を向上させている。
・中小企業こそ、計画力と準備力を強化し、業務の質を高める必要がある。
次章では、具体的に 「効果的な段取りを実現するための3つのポイント」 について詳しく解説します。実践的な方法を学び、日々の業務で活かしていきましょう。
２．効果的な段取りを実現するための３つのポイント
段取りの重要性を理解していても、実際に「どこから手をつければいいのか」「どのように計画を立てればいいのか」がわからないという方も多いのではないでしょうか。段取りとは、単に計画を立てることではなく、 「仕事をスムーズに進め、成果を最大化するための準備」 です。
ここでは、実践的に活用できる「効果的な段取りを実現する３つのポイント」を紹介します。このポイントを意識することで、どんな業務でも計画的に進められ、トラブルを未然に防ぐことができます。
① ゴールを明確にする
まず最も重要なのは、「何を達成すべきか＝ゴール」を明確にすることです。
・なぜこの仕事をするのか？（目的）
・どんな成果を出せば成功と言えるのか？（目標）
・期限はいつか？どのような品質が求められるのか？（条件）
これらを最初に整理し、関係者全員と共有することで、「方向性のズレ」を防ぎ、計画の精度を高めることができます。
＞実践ポイント
・KPI（重要業績指標）を設定する
→ 上司・同僚・外部パートナーなど、関係者全員が同じ認識を持つ
・成果イメージを言語化・可視化する
→ 「この資料が完成すればOK」「〇〇の状態になれば完了」など、具体的なゴールを明確にする
② タスクを分解し、優先順位をつける
段取りがうまくいかない最大の原因は、「やるべきことが整理できていない」ことです。タスクが漠然としていると、
・何から始めればいいのかわからない
・やることが多すぎて混乱する
・重要な作業を後回しにしてしまう
といった問題が発生します。
そのため、 「タスクを細かく分解し、優先順位をつける」 ことが重要です。
＞実践ポイント
・タスクを「細分化」する
→ 例：「提案書を作る」→「情報収集」「デザイン作成」「上司チェック」など、小さな単位に分ける
・優先順位を決める（緊急度×重要度）
→ 最優先（緊急・重要）：すぐに対応する（例：期限が迫っている作業）
→ 計画的に進める（重要・緊急でない）：スケジュールを立てて進める（例：教育、改善活動）
→ 余裕があれば対応（緊急・重要でない）：優先度を下げる（例：雑務、後回しOKな作業）
・「やらないこと」を決める
→ すべてを完璧にこなそうとせず、不要なタスクは削減
タスクを整理することで、仕事の全体像が見え、何をすべきかが明確になります。
③ 関係者と早めに連携する
仕事は自分ひとりで完結するものではなく、関係者とのスムーズな連携が求められます。しかし、段取りが悪いと、
・直前になって上司の承認が必要と気づく
・取引先のスケジュールを考慮せず、進行がストップする
・チーム内で情報共有が不足し、手戻りが発生する
といった問題が起こります。
これを防ぐために、 「早めの情報共有」と「役割分担」を徹底すること」が大切です。
＞実践ポイント
・キーパーソンを洗い出し、早めに相談する
→ 例：「上司の承認が必要な資料なら、提出前に相談しておく」
・関係者と定期的に進捗を共有する
→ 例：「毎週〇曜日にミーティングを実施」「チャットで進捗報告をする」
・「いつ、誰に、何を依頼するか」を明確にする
→ 「〇日までにAさんに確認依頼」「△日までにB社からデータ受領」など、スケジュールを明文化
早めの段取りを意識すれば、情報の行き違いやスケジュールのズレを防ぎ、スムーズに業務を進めることができます。
④まとめ
効果的な段取りを実現するためには、以下の３つのポイントを意識することが重要です。
１）ゴールを明確にする
→ 「何を達成すべきか」を定め、関係者と共有する
２）タスクを分解し、優先順位をつける
→ 作業を細かく整理し、やるべきことを明確にする
３）関係者と早めに連携する
→ 情報共有を徹底し、スムーズな進行を確保する
これらを実践すれば、どんなに複雑な業務でも効率よく進めることができます。
次章では、 「短納期・高難易度の案件でも失敗しない段取り術」 について具体的に解説します。より実践的なテクニックを学び、仕事の精度を高めていきましょう！
３．短納期・高難易度の案件でも失敗しない段取り術
どんなに計画を立てても、すべてが順調に進むとは限りません。特に、短納期の案件や複雑な条件が絡む業務では、少しの遅れやミスが大きな問題に発展することがあります。そうした状況で成果を出すためには、 「限られた時間の中で最大限のパフォーマンスを発揮する段取り術」 が求められます。
本章では、短納期や高難易度の業務を確実に遂行するための実践的な段取りのコツを紹介します。
① 複数部署が関わるプロジェクトの進め方
プロジェクトが複数の部署や外部パートナーと連携する場合、情報共有がうまくいかないと、以下のような問題が発生します。
・依頼したはずの業務が進んでいなかった
・認識のズレが生じ、修正対応に時間がかかる
・連携ミスで納期が遅れる
こうした事態を防ぐために、 「コミュニケーションを円滑にする仕組み」 を整えることが重要です。
＞実践ポイント
・キックオフミーティングを実施し、全員の認識を統一する
→ 「何を、いつまでに、誰が担当するのか」を明確に決め、資料化して共有
・情報共有ツールを活用し、リアルタイムで進捗を管理する
→ チャットツールやプロジェクト管理ツールを活用し、「今どの作業がどこまで進んでいるのか」を見える化
・「確認・報告・連絡」のルールを決める
→ 例：「重要な変更は必ずメールで全員に共有」「進捗報告は週1回」など、基本ルールを設定
② 条件が複雑な案件の管理方法
納期だけでなく、品質基準・コスト・安全管理など、複数の条件が絡む案件では、「どの条件を優先すべきか」が不明確だと混乱を招きます。
たとえば、
・納期を優先した結果、品質が低下してクレームが発生
・コストを抑えようとしたが、結果的に修正対応が増えて余計に費用がかかる
・複数の条件を同時に満たすことが難しく、判断が遅れる
こうした問題を防ぐには、「優先順位を明確にし、段取りを最適化する」ことが必要です。
＞実践ポイント
・案件ごとに「優先すべき条件」を決める
→ 「今回は品質を最優先」「今回は納期厳守が最重要」など、方針を明確にする
・チェックリストを活用し、必要な条件を整理する
→ 例：「品質基準は満たしているか？」「納期に間に合うスケジュールか？」など、事前確認を徹底
・シミュレーションを行い、リスクを事前に洗い出す
→ 「最悪のケースを想定し、どう対処するか」を考えておくことで、トラブル発生時にも冷静に対応できる
③ 短納期案件でのミスを防ぐ段取りの工夫
短納期の案件では、スピードが求められる一方で、焦るあまり準備不足になりがちです。結果として、
・確認ミスによる手戻りが発生し、余計に時間がかかる
・重要な作業が抜け落ち、トラブルの原因になる
・「間に合えばいい」と品質管理が甘くなり、後で大きな修正が必要になる
短納期だからこそ、 「事前準備を徹底し、無駄を省くこと」 が成功の鍵になります。
＞実践ポイント
・スケジュールを逆算し、「今すぐやるべきこと」を明確にする
→ 例：「納期から逆算し、１週間前には社内確認、３日前には最終調整」など、タスクを細かく管理
・「ここだけはミスできない」ポイントを明確にする
→ 例：「最優先でチェックすべきポイント」をリスト化し、確実に確認
・ダブルチェック体制を作り、ミスを防ぐ
→ 短納期の案件こそ、１人で進めず、複数人で確認する仕組みを取り入れる
④ まとめ
短納期・高難易度の案件でも成功するためには、以下の段取りを意識することが重要です。
・複数部署が関わるプロジェクトでは、情報共有と進捗管理を徹底する
・条件が複雑な案件では、優先順位を明確にし、事前にリスクを洗い出す
・短納期の案件では、逆算スケジュールとダブルチェックでミスを防ぐ
どんなに難しい仕事でも、 「事前の準備をどれだけ徹底できるか」 によって、成功率は大きく変わります。
次章では、 「段取り力を鍛えて、仕事の精度を高める」 ための総まとめと、共創ソリューションズが提供できる支援について解説します。仕事の進め方をさらにレベルアップさせ、スムーズな業務遂行を実現しましょう！
４．まとめ：段取り力を鍛えて、仕事の精度を高めよう
仕事の成功は、 「どれだけ段取りをしっかり組めたか」 にかかっています。特に、複数部署が関わる案件、複雑な条件が絡む業務、短納期での対応が求められる仕事では、準備不足がトラブルを引き起こし、大きな損失につながることもあります。
本記事では、 「段取り八分、仕事二分」 の考え方に基づき、効果的な段取りを実践するためのポイントを解説しました。ここでは、重要なポイントを振り返りながら、 段取り力を鍛え、仕事の精度を高めるためのアクションプラン をまとめます。
① 仕事の成功を左右する段取りの基本
段取りが不十分だと、以下のような問題が発生しやすくなります。
・納期遅延やスケジュールの混乱
・コストの増大と生産性の低下
・ミスやトラブルの発生
しかし、 「計画的な仕事の進め方」 を習慣化すれば、これらのリスクを未然に防ぎ、業務の効率化と品質向上を実現できます。
② 効果的な段取りを実現する３つのポイント
１）ゴールを明確にする
・目的・成果を明確にし、関係者と共有する
・KPIを設定し、達成基準を可視化する
２）タスクを分解し、優先順位をつける
・やるべき作業を細かく整理し、計画的に進める
・「今すぐやるべきこと」と「後回しでもよいこと」を分ける
３）関係者と早めに連携する
・情報共有を徹底し、スムーズな進行を確保する
・キーパーソンを特定し、早めに相談・確認を取る
この３つのポイントを意識することで、仕事の進め方が格段にスムーズになります。
③ 短納期・高難易度案件でも成功する段取り術
難易度の高い業務を確実に遂行するためには、さらに細かい段取りの工夫が必要です。
・複数部署が関わるプロジェクトでは、情報共有と進捗管理を徹底する：キックオフミーティングで認識を統一し、プロジェクト管理ツールを活用する
・条件が複雑な案件では、優先順位を明確にし、事前にリスクを洗い出す：重要な条件をリスト化し、優先すべき要素を決定する
・短納期の案件では、逆算スケジュールとダブルチェックでミスを防ぐ：期限から逆算してタスクを整理し、複数人でチェック体制を作る
このような具体的な段取りの工夫を取り入れることで、業務の成功率を高めることができます。
④ 段取り力を鍛えるためにできること
段取り力は、日々の業務の中で鍛えることができます。次のような取り組みを意識して実践することで、スキルを磨いていきましょう。
・毎朝の「５分段取り」
→ その日のタスクを整理し、優先順位を決める習慣をつける
・「段取りレビュー」を実施する
→ プロジェクトや業務が完了したら、「何がうまくいき、何が課題だったか」を振り返る
・社内で段取り力向上のための勉強会を開く
→ チーム全体で仕事の進め方を共有し、効率化を図る
これらの取り組みを継続することで、段取りの精度を上げ、より効率的に業務を進めることができます。
⑤ 共創ソリューションズが提供するサポート
共創ソリューションズでは、中小企業の業務効率化やマネージメント改善を支援するために、 段取り力向上のための具体的なサポート を提供しています。
・業務の見える化支援：現状の業務フローを分析し、ムダを排除する段取りの最適化
・プロジェクトマネージメントの導入サポート：短納期・高難易度の案件を成功させるための管理手法の提案
・社員の段取り力向上トレーニング：社員一人ひとりが効果的に業務を進めるスキルを習得できる研修
「段取り力を高めたい」「業務の効率を上げたい」とお考えの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
⑥ 最後に
業務の成功は、 「段取りを制する者が制する」 と言っても過言ではありません。
・段取り不足は、納期遅延・コスト増・トラブルの原因になる
・計画的な仕事の進め方を徹底することで、業務の精度が上がる
・短納期・高難易度案件も、適切な段取りでスムーズに進められる
共創ソリューションズは、企業の 「段取り力向上」 を支援し、よりスムーズな業務遂行を実現するお手伝いをします。
「今こそ、仕事の進め方を見直したい」と思われた方は、ぜひ一緒に考えていきましょう！